Comment rédiger un article dans le journal interne de l’entreprise ou dans l’intranet ?

Ce post précise les étapes d’une telle rédaction : 1°) la définition des objectifs de l’article et la définition des cibles. En ce qui concerne les objectifs, la fiche parle plus précisément des objectifs d’information, d’inter-connaissance, de cohésion et de motivation ; 2°) l’étude détaillée des cibles avec les différentes questions à se poser pour les connaître et pour pouvoir « parler leur langage » ; 3°) la fiche aborde ensuite les règles d’écriture : la trame de l’argumentation, le style à adopter, le titrage, les illustrations et les photos… La fiche se termine en proposant un questionnaire d’enquête pour mesurer les impacts de l’article et un tableau de bord pour apprécier les différentes mesures faites.

1- Quels objectifs poursuivez-vous ? Quelles cibles visez-vous ?

C’est là, les premières questions à se poser lors de la rédaction d’un article. Certes, cet article va porter des éléments à la connaissance de beaucoup de monde. Il va, comme on dit, « publiciser » vos informations. Mais vous écrivez cet article en prévoyant quels types de retombées, pour quels publics ?

Vos publics sont répartis en deux grandes catégories :

Les cibles externes à votre équipe ou à votre service

l’ensemble des personnels de l’entreprise,
les autres chefs d’équipe et de service,
la hiérarchie qui vous est supérieure,
vos partenaires extérieurs ou vos clients.

Les cibles internes à votre équipe ou à votre service

les collaborateurs de votre équipe ou de votre service,

C’est en fonction de ces différentes cibles que l’on peut faire le tableau ci-dessous qui précise les principaux objectifs à atteindre en fonction des cibles visées.

Tableau : cibles / objectifs / contenus

2- Publication à but d’information sur votre équipe ou votre service pour les cibles externes

Cette « information » peut concerner divers éléments que vous jugez « caractéristiques et forts » :

une (ou plusieurs) de vos réalisations,
des expertises et des savoir-faire spécifiques,
une expérience collective vécue par votre équipe ou un groupe de votre service,
des éléments de votre management : point spécifique, orientation philosophique, technique particulière, reprises originales de directives hiérarchiques…,
des innovations en tout genre : système d’information, système d’animation, système d’analyse…
des outils divers utilisés avec succès (procédures, logiciels, tableaux de bord…),
des éléments de votre organisation interne d’équipe : qui fait quoi, comment, pour qui, avec quels moyens ?,
des éléments de votre politique de partenariat ou de service aux clients,

Le but de la publication de cet article est donc que votre « cible » se dise : « tiens, ils ont fait cela ; tiens, ils s’occupent de ça ; tiens, ils sont spécialisés la dedans ; tiens, ils travaillent comme cela… ». L’information que vous apportez a donc indéniablement un caractère de nouveauté. Elle répond au critère journalistique du « scoop ». C’est pourquoi, il faut saisir les occasions de publier lorsqu’elles se présentent.

Il ne faut pas oublier que, même si vous visez une cible particulière, les autres cibles seront aussi atteintes. En voulant rappeler, par exemple, à votre hiérarchie, que vous avez mené à bien tel projet en y jetant toutes vos forces, vos collègues, chefs des autres équipes et des autres services peuvent être irrités de ce « cocorico ». Il y a donc certainement d’autres moyens de faire passer ce type d’information d’une manière plus spécifique aux seules cibles visées (compte- rendu de mission, bilan oral…).

Les directions et les hiérarchiques apprécient surtout les articles qui servent la cohésion et l’engagement de tous dans l’entreprise. Les articles attendus seront alors du genre de ceux décrits dans les paragraphes 4 et 5, ci-dessous. Il vous faut alors traduire les conseils concernant l’écriture pour votre équipe, en conseils plus généraux concernant des articles pour l’entreprise. Ce qui concerne votre équipe devient alors un prétexte à mettre en avant des éléments pour la cohésion de l’entreprise et pour la motivation de tous.

3- Publication à retombées d’inter-connaissance pour vos collaborateurs

Il est assez curieux de « passer par l’extérieur » pour faire connaître à vos collaborateurs les caractéristiques notables d’autres collaborateurs de votre équipe. Cette connaissance devant favoriser les échanges internes à votre équipe ou à votre service. En effet, si l’on « présente » quelqu’un à d’autres personnes, ces dernières personnes le connaitront un peu et pourront l’aborder plus facilement en s’appuyant sur un des éléments de sa présentation : « Ah, ainsi vous avez travaillé chez untel… » ; « Vous êtes de la promotion CC, connaissez-vous untel ? »…

On peut faire de tels articles de présentation à l’occasion de l’arrivée de nouvelles personnes dans l’équipe ou le service. Les présentations mettent en avant les expériences et les savoir-faire particuliers de nouveaux arrivants. Ils « apportent », non seulement à l’équipe ou au service, mais, par delà, à toute l’entreprise. De tels articles peuvent concerner des « brochettes » de personnels : tout un sous-groupe auquel tel nouvel arrivant va apporter une nouvelle force. C’est ainsi l’occasion de valoriser les compétences de l’équipe et des personnes concernées.

On peut faire des articles de présentation d’individus ou de sous-groupes à l’occasion de retour de mission, de remise de projet ou de bilan de fin de travaux… Des éléments de biographie des personnels concernés sont rappelés ; leurs expériences sont mises en avant… L’objectif premier étant de « faire connaître », il ne faut pas exagérer la valorisation et les louanges. De tels articles redoublent les autres communications internes faites, dans l’équipe ou le service, au sujet de ces occasions : réunions de bilan, réunions de présentation de fin de projet ; petite fête de remise de travaux, petite fête de retour de mission…

4- Publication à retombées de cohésion pour votre équipe ou votre service

Certes, vous ne pourrez façonner la cohésion de votre équipe ou de votre service par la voix des seuls articles que vous écrirez dans le journal interne. Les critères de la cohésion d’une équipe vous sont rappelés ci-dessous et ils sont surtout atteints à travers de nombreuses communications de face à face comme les entretiens et les réunions de travail bien animées.

Des articles dans le journal interne peuvent mettre en avant certains éléments de cette cohésion d’équipe.

Eléments de cohésion qui peuvent être mis en avant dans des articles :

Connaissance des postes de travail de chacun et des procédures utilisées
Connaissance des responsabilités et des devoirs qui y sont attachés
Définition des enjeux et objectifs collectifs à atteindre
Principes et valeurs guidant les conduites au travail
Normes de définition de la qualité d’un travail
Existence de critères d’évaluation connus
Définition claire des résultats attendus de chacun, comme de l’équipe
Représentation claire de l’avenir de l’équipe
Certitude de l’implication du chef dans la promotion et la défense de l’équipe
Place importante des débats collectifs et de leurs résultats positifs
Règne de l’esprit d’équipe visible au travers des entraides

Ainsi, la description ou le rappel des éléments ci-dessus peuvent servir la cohésion de l’équipe ou du service.

Les articles prendront prétexte d’une expérience, d’une réalisation ou de toute activité notable… pour mettre en avant l’un ou l’autre des éléments ci-dessus constitutifs de la cohésion.

5- Publication à retombées motivationnelles pour les collaborateurs

Les articles présentent les projets, les grandes réalisations ou les activités typiques ou exceptionnelles de l’équipe. Les commentaires s’efforcent de mettre ces activités « en contexte » pour en faire ressortir la valeur.

Mettre « en contexte », c’est, par exemple, rappeler l’origine des projets, la visée de ces projets, leur importance pour l’équipe, les difficultés de leur réalisation, les moyens employés… tous ces éléments « disent », d’une façon ou d’une autre (et non directement) : « ces activités servent des finalités importantes (par rapport à nos clients, à nos partenaires…), s’inscrivent dans les objectifs clés de la politique de l’entreprise (du PDG, de la DRH…), mettent en avant les compétences et les savoir-faire spécifiques de l’équipe… ».

Les contenus de ces articles ne font pas que « valoriser » les activités et les hommes qui les réalisent, ces contenus font comprendre l’intérêt et les différentes significations, pour l’équipe et pour l’entreprise, des activités mises en exergue.

6- Les règles d’écriture

La trame et le contenu détaillé

Pour écrire votre article, il faut d’abord en composer la trame. En ayant en tête votre « cible » de lecteurs prioritaires, vous écrivez, sur une feuille de papier ou sur votre écran avec votre traitement de texte, ce que vous voulez faire passer comme principal message. «Je veux que mes lecteurs comprennent ceci : « …. ». Vous ajoutez sous cette phrase, les deux ou trois arguments ou raisons qui justifient et soutiennent nécessairement votre message principal.

Vous rédigez ensuite la conclusion de votre article. C’est une conclusion du genre « résumé », qui synthétise l’essentiel de ce que vous allez mettre dans l’article.

Vous revenez ensuite aux arguments de soutien que vous avez listés et vous rédigez les petits paragraphes qui les explicitent. Une fois que vous avez fait cela pour tous les arguments de soutien de l’idée principale, vous rédigez l’introduction de votre article. Puis vous trouvez un titre à votre article et, devant les développements des arguments de soutien, vous mettez des sous-titres.

Vous déplacez, les uns par rapport aux autres, les paragraphes des arguments de soutien avec leur sous-titre, jusqu’à trouver une logique d’exposition de ces différentes parties qui vous convienne. Vous revenez ensuite sur chacun des paragraphes, pour en affiner l’écriture et pour trouver des phrases de liaison entre les différents paragraphes.

Vous faites relire votre texte global par deux ou trois collaborateurs proches en leur précisant bien à quel type de lecteurs vous vous adressez. Vous tenez compte de leurs remarques pour affiner encore votre écriture.

Style

Votre style d’écriture doit être dépouillé. Nous ne sommes pas dans un roman d’auteur ni dans un poème. Les personnes qui vont lire le texte doivent pouvoir le parcourir rapidement et en retenir l’essentiel. Les phrases sont courtes. On évite les propositions subordonnées à rallonge et les enchâssements de phrases.

Les arguments sont avancés dans un ordre logique : du plus important au plus spécifique. Des faits, des expériences, des exemples émaillent le texte pour le rendre vivant et intéressant…

Les titres présentent les arguments et le paragraphe démontre l’argument ou l’exemplifie. Les titres sont en gras et moins souvent en souligné. Les idées nouvelles donnent lieu à des paragraphes nouveaux signalés par des intertitres.

On veille à bien articuler les démonstrations en rajoutant des conjonctions de coordination : donc, en conséquence, ainsi, par contre, ensuite…

Un résumé peut être mis au début de l’article. Il synthétise les idées principales.

Dans les intranets avancés utilisant les technologies du web 2.0, lorsque l’on clique sur un titre ou un sous titre, le contenu du paragraphe correspondant apparaît à l’écran.

Il ne faut pas oublier les formes plus dynamiques et journalistiques d’articles : portrait, dialogues, interviews, comptes-rendus de tables rondes, enquêtes, reportages… L’article n’est pas évidemment un vrai « dialogue », un « vrai » reportage…, il est « sous la forme » d’un dialogue ou d’un reportage…

Résumé des conseils pratiques d’écriture

- Faire des phrases courtes : inférieures à 20 mots

- Mettre une seule information par phrase

- Construire des phrases classiques : un sujet, un verbe, un complément

- Eviter les périphrases (plusieurs mots à la place d’un seul)

- Employer des formes positives dans les phrases

- Utiliser la forme impersonnelle

- Employer des verbes simples et mis à la forme active

- Utiliser des mots courts, modernes, adaptés au public

- Chercher les mots précis et éviter les termes généraux

- Proscrire les adjectifs qualificatifs qui sont porteurs de jugement et d’opinion

Titres et intertitres

Les titres et intertitres sont faits pour faciliter la lecture. Ils sont aussi faits pour donner des mots clés pour les recherches plein texte ou par balisage dans l’intranet. Les titres soulignent l’argumentation, comme nous l’avons vu ci-dessus. Ils reprennent souvent les arguments principaux et secondaires.

Comme en journalisme, on peut chercher des titres d’articles qui jouent sur les mots, ressemblent à des slogans ou parodient des mots ou phrases célèbres des dirigeants de l’entreprise. Le titre joue alors le rôle « d’accroche » du lecteur. Il lui fait un clin d’œil pour l’attirer.

Illustrations et photos

Rien ne vaut un plan, un tableau, un schéma pour rendre parlant un article un peu « technique » ou des considérations un peu compliquées. Rien ne vaut un dessin ou une photo pour présenter un sous-groupe ou une personne. Dans ce cas, les « légendes » sont nécessaires et à soigner.

7- Une rapide mesure d’impact de votre article

L’enquête

Une enquête qualitative téléphonique, faite par deux ou trois de vos collaborateurs, auprès d’une quinzaine de vos propres collaborateurs (sur trente) et auprès d’une vingtaine de personnels des autres services de l’entreprise (sur 300), vous donnera des résultats suffisants.

Deux ou trois jours après la sortie et la distribution du journal d’entreprise, vos collaborateurs choisiront, au hasard, les noms des personnes à interviewer dans l’annuaire de l’entreprise.

Ils tiendront ce type de discours :

- « Bonjour monsieur XX, je suis untel du service TT. Je fais une rapide enquête sur l’intérêt d’articles dans le journal de l’entreprise. Avez-vous deux minutes à me consacrer pour répondre à cinq questions ? »

Si la réponse est positive :

- « Avez-vous lu l’article intitulé : « … » paru dans le dernier numéro du journal de l’entreprise ? » (Il faut trouver 15 et 20 personnes de chaque catégorie l’ayant lu).

Si oui :

- « Pouvez-vous me dire de quoi il parlait ? »

- « Quel est l’argument qui a été le plus intéressant ou l’information qui a été la plus intéressante pour vous ? »

- « Est-ce que des collègues ont évoqué cet article devant vous ? »

Si oui :

- « Quels ont été leurs commentaires ? »

- « Je vous remercie ».

Le dépouillement de l’enquête